Beim Einkauf in China fokussiert man sich meistens auf die Preise, die Eigenschaften der Bauteile, Abnahmemengen und auf die Logistikdetails. Aus Produkt-Compliance-Sicht gibt es noch weitere Aspekte, die Einkäufer berücksichtigen sollten.
- Informieren Sie sich über europäische und landesspezifische Vorschriften:
Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass Ihr Lieferant alle notwendigen Vorschriften kennt. Ebenso dürfen Sie sich nicht darauf verlassen, dass die von Lieferanten zusammengestellten Listen und Dokumentationen vollständig sind. Sie müssen sich selbst über europäische und landesspezifische Vorschriften informieren und stets auf dem Laufenden bleiben. Und genau prüfen, ob die Dokumentationen vom Lieferanten auch genau diese Vorschriften abdecken. - Kümmern Sie sich um die Bill of Material (BOM) und Bill of Substances (BOS)
Wie sind Ihre Produkte eigentlich zusammengesetzt und woraus bestehen sie? Diese Informationen finden Sie in der BOM und BOS. Einzelne Anforderungen (z. B. aus REACH oder RoHS) und die zugehörigen Dokumente und Testberichte können nur geprüft und nachvollzogen werden, wenn die enthaltenen Stoffe, Substanzen und Materialien bekannt sind. Als Inverkehrbringer müssen Sie eine vollständige BOM und BOS vorweisen können. - Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Dokumentation für Produkte und einzelne Lieferungen
Viele der neuen EU-Richtlinien, wie z. B. die Niederspannungsrichtlinie, die EMV-Richtlinie, RED (Radio Equipment Directive) und viele mehr, verlangen umfangreiche technische Unterlagen, um die Einhaltung produktspezifischer Anforderungen zu belegen. Diese Unterlagen sind unabdingbar zur Vermarktung von Produkten, ihr Fehlen kann zu Konsequenzen durch Prüfbehörden führen. Verändern sich im Laufe der Produktion technische Spezifikationen, müssen Sie prüfen, ob Sie neue Dokumentationen benötigen. - Bauen Sie Kommunikationskanäle mit den wirklichen Experten auf
Kennen Sie beim Lieferanten den richtigen Ansprechpartner für Produkt-Compliance-Themen? Häufig sind es Produktspezialisten, die beim Lieferanten nahe an der Produktentwicklung arbeiten. Ihre Ansprechpartner sind in der Regel Sales-Verantwortliche, die gutes Business-Englisch sprechen. Häufig haben diese aber nur wenig Know-how im Bereich Produkt-Compliance. Für Sie als einkaufendes Unternehmen ist es daher wichtig, die Produkt-Compliance-Themen von Beginn an in den Verhandlungen zu berücksichtigen und einen kompetenten, Englisch sprechenden Ansprechpartner für diese Themen einzufordern. - Halten Sie Produkt-Compliance-Anforderungen in Lieferantenverträgen fest
Wie bereits dargelegt, benötigen Sie für die Einfuhr von Produkten Unterlagen, um die gestellten Anforderungen einzuhalten und die Einhaltung zu beweisen. Sinnvoll ist es, das frühzeitige Übermitteln dieser Unterlagen in den Lieferantenverträgen festzuhalten und diese mit ähnlicher Priorität zu versehen wie Produktqualität, Lieferzeiten, Exklusivität, Gewährleistung und so weiter. Das ist auch wichtig, um im Falle einer Sanktion durch Behörden eine Kompensation des entstandenen Schadens durch den Lieferanten zu erhalten. Ohne eine vertragliche Regelung ist das nahezu unmöglich.
