Der BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik) hat einen Leitfaden zu Prozessen im Einkauf herausgegeben. Er gibt einen Überblick über Einkaufsstrategien und unterschiedliche Ansätze in der Beschaffung. Zusätzlich werden Hinweise zur Einführung von Instrumenten und Tools zur Prozessoptimierung gegeben.
Im Einkauf findet ein Strukturwandel statt. Ausgelöst werden die Veränderungen durch die Digitalisierung der Wirtschaft sowohl bei Global Playern als auch bei kleinen und mittleren Unternehmen. Daraus ergeben sich eine ganze Reihe neuer Entwicklungen wie ein sich kontinuierlich wandelndes Beschaffungsportfolio, eine zunehmende Vernetzung entlang der Lieferkette und die Echtzeitverfügbarkeit von Daten. Parallel dazu gewinnt die Prozessoptimierung im Einkauf an Bedeutung. Folgend ein Blick auf den gesamten Einkaufsprozess.
1. Strategiefindung.
Dazu gehören eine Einkaufsstrategie und eine Warengruppenstrategie. Die Einkaufsstrategie ist das Bindeglied zwischen der nach Kundenbedürfnissen ausgerichteten Unternehmensstrategie und einem strategischen, effizienten Einkauf. Bei der Warengruppenstrategie geht es um die Frage, wie die Ziele einer homogenen Warengruppe und die daraus abgeleiteten Aufgaben umzusetzen sind.
2. Kernprozesse des Einkaufs.
Dazu zählt die Bedarfs- und Lieferantenidentifikation und Bedarfsdeckung.
Die drei Schritte zur Bedarfs- und Lieferantenidentifikation:
- Im ersten Schritt, der Bedarfserkennung, erhält der Einkauf einen Überblick, welche Rohstoffe, Produkte und Dienstleistungen im Unternehmen benötigt werden. Hierbei werden zwischen wiederkehrenden Bedarfen und Einmalbedarfen bzw. sporadischen Bedarfen unterschieden.
- Im zweiten Schritt, der Beschaffungsmarktforschung, geht es um Suche nach Lieferanten zur Bedienung dieses Bedarfs. Untersucht werden Kriterien wie Marktpotenziale, Beschaffungsmengen, Struktur des Beschaffungsmarktes, Marktentwicklungen, Wettbewerbssituation, Risiken und mögliche Engpässe.
- Im dritten Schritt, der Lieferanten(vor)auswahl, werden auf Grundlage der durchgeführten Beschaffungsmarktforschung, Lieferanten identifiziert, die die Bedarfe bedienen können. Eine sinnvolle Vorgehensweise ist in folgender Reihenfolge: Lieferantenidentifikation – Lieferanteneingrenzung (Präqualifikation) – Lieferantenauswahl – Verhandlungen mit Lieferanten – Vertragsabschluss.
Die drei Schritte zur Bedarfsdeckung.
- Schritt 1: Sourcing, Angebotsmanagement und Verhandlung. Hierunter versteht man die Ausschreibung und das Einholen von Angeboten, die Beurteilung der eingegangenen Angebote per Angebotsvergleich, sowie die Verhandlung mit den Lieferanten. Hierbei sind im Vorfeld die Haupt- und Nebenziele und Alternativen zu definieren, um die Verhandlung zielgerichtet zu führen.
- Schritt 2: Lieferantenbeauftragung. Bei der Beauftragung neuer Lieferanten werden zunächst Muster angefordert und begutachtet. Verträge werden verhandelt, bzw. bestehende Verträge erweitert und angepasst, und die Bestellung platziert.
- Schritt 3: Abwicklung. Vereinbarungen werden innerhalb des ausgehandelten Rahmenvertrages besprochen. Gelieferte Ware wird geprüft, Mängel werden frist- und formgerecht gerügt.
3. Unterstützungsprozesse.
Hierzu zählen Lieferantenmanagement, Einkaufscontrolling und Risikomanagement. Diese finden parallel zum Kernprozess statt und begleiten diesen.
- Schritt 1: Lieferantenmanagement. Es lässt sich sehr weit oder auch sehr eng definieren. Eine sehr weite Definition ist: „Lieferantenmanagement umfasst die Auswahl, Freigabe, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten, also alle Aktivitäten zum Umgang mit Lieferanten“.
- Schritt 2: Einkaufscontrolling. Auf Basis von Kennzahlen werden aussagekräftige Reportings erstellt, die regelmäßig über die Erfolge und Leistungsfähigkeit des Einkaufs berichten.
- Schritt 3: Auf Basis der im Unternehmen definierten Risikopolitik befasst sich das Risikomanagement mit der Analyse, Identifikation und Bewältigung aller das Unternehmen betreffenden Risiken (sowohl interne als auch externe Risiken).
4. Prozessmanagement und Prozessoptimierung.
Zum Prozessmanagement zählen die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Neben der Senkung der Prozesskosten werden mit Prozessmanagement weitere Ziele verfolgt: Die Steigerung der Effektivität und Effizienz, die Erhöhung der Flexibilität, die Erhöhung der Schnelligkeit/Pünktlichkeit, die Steigerung der Qualität, eine Verbesserung der Produktivität, die Erhöhung der Zufriedenheit der internen Kunden und eine Verkürzung der Entscheidungswege.
