Um den Erfolg einer Ausschreibung deutlich zu steigern, sind einige Punkte zu beachten. Die folgenden sechs W-Fragen helfen bei der Gestaltung einer erfolgreichen Ausschreibung.
Um den Erfolg einer Ausschreibung deutlich zu steigern, sind einige Punkte zu beachten. Die folgenden sechs W-Fragen helfen bei der Gestaltung einer erfolgreichen Ausschreibung.
- Wann/Wie lange? Erstellen eines Zeitplans vor der Ausschreibung.Was? Motivieren des Lieferanten zur Teilnahme an der Ausschreibung. Ziele offenlegen. Erwartungen an den Lieferanten präzise beschreiben.
- Wozu? Die Absichten erläutern. Bei Unzufriedenheit mit der Ist-Situation, kann man ruhig durchschimmern lassen, dass die Neuvergabe von Artikeln eine realistische Alternative darstellt. Wichtig ist hier, die Formulierung an die individuelle Situation und Marktmacht anzupassen.
- Von wem? Kurze Vorstellung vom Unternehmen. Dies vor allem dann, wenn die Ausschreibung auch neue Lieferanten ansprechen soll und das Unternehmen keinen allgemeinen Bekanntheitsgrad besitzt.
- An wen? Märkte ändern sich ständig und technischer Fortschritt verschiebt Wettbewerbsvorteile. Daher den Fehler eines zu voreingenommenen Blicks auf den Beschaffungsmarkt vermeiden. Lieber zwei bis drei Anbieter mehr auf der Lieferantenliste haben,
um ein möglichst umfassendes Bild über Preis- und Leistungsniveau der Lieferanten zu erhalten. - Welcher Prozess? Im Vorhinein eindeutige Bewertungskriterien definieren. Trennung der preislichen Komponente von den anderen Komponenten, indem eine separate Abfrage qualitativer Kennzahlen, einen sogenannten „Request for Information“ (RfI) erstellt wird. Im Rahmen des RfI sollten unter anderem Umsatzzahlen, Referenzen, Zertifikate und technologische Kapazitäten abgefragt werden. Die Preise der einzelnen Anbieter sollten ebenfalls für jeden Anbieter gleich abgefragt werden. Wichtig ist, dass bei der Auswertung die einzelnen Anbieter präzise miteinander verglichen werden können. Am Ende ist es wichtig, allen Anbietern eine qualifizierte Rückmeldung zu geben, besonders bei einer Absage. So wird vermieden, dass Anbieter um zukünftige Ausschreibungen einen Bogen machen.
