Nachdem die Branche vor einigen Jahren noch über negative Auswirkungen der globalen Finanz- und Immobilienkrise geklagt hat, sind viele Zulieferer in der Automobilindustrie heute eher an der Grenze ihrer Belastbarkeit angelangt. Fachkräfte, bestimmte Maschinen oder Materialien sowie spezielle Betriebsmittel sind Mangelware und bremsen die Auftragsabwicklung aus. Professionelles Projektmanagement kann hier Abhilfe schaffen, bezieht sich aber nicht mehr allein auf die effiziente Abwicklung einzelner Projekte, sondern vor allem auf die effektive Steuerung der gesamten Projektlandschaft.

Schon im Rahmen der Angebotserstellung muss geklärt werden, ob erfolgskritische Ressourcen über den Projektverlauf hin in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Aber welche Ressourcen sind erfolgskritisch bzw. knapp („bottle necks“)? Hier hilft es, den Diskussionen in Managerrunden oder Steuerkreisbesprechungen zu folgen, denn oft ranken sich die Gespräche immer um die gleichen Themen, nämlich knappe Ressourcen. Bei Zulieferern können das Budgets sein (Finanzressourcen), Spezialisten wie z.B. Entwicklungsingenieure (Personal), spezielle Metalle wie z.B. Seltenerd-Metalle (Material), investitionsintensive Betriebsmittel (Maschinen) oder auch Computerprogramme wie z.B. Simulationsprogramme, die hochqualifizierte Spezialisten oder eine hohe Rechnerleistung erforderlich machen.

Die Projekte müssen also schon in der Angebotsphase mit ihrem Ressourcenbedarf über der Zeit geplant werden. Ein Abgleich mit anderen, schon gestarteten bzw. im Angebot befindlichen Projekten erlaubt eine Aussage, ob genügend Ressourcen zur Verfügung stehen oder nicht. Wenn dies nicht der Fall ist, dann sind Entscheidungen gefragt. Eine Möglichkeit ist, die Projekte über der Zeit anders zu planen, also z.B. den Ressourceneinsatz früher oder später einzuplanen. Dies ist allerdings aufgrund vielfältiger Abhängigkeiten häufig nicht möglich. Gegebenenfalls kann man natürlich auch den Ressourcenengpass weiten und in neue Ressourcen investieren. Dies wird jedoch häufig dadurch erschwert, dass knappe Ressourcen eben nicht so schnell beschafft oder sehr teuer in der Anschaffung sind. Eine weitere Möglichkeit ist, sich in der Angebotsphase gegen die Projektannahme zu entscheiden, also „Nein“ zum potenziellen Auftrag zu sagen. Dies fällt vielen Zulieferern schwer, heißt es doch eventuell Kunden zu vergraulen oder sich den Weg für zukünftige Auftragsvergaben zu verbauen. Werden Projekte jedoch trotz besseren Wissens über Ressourcenengpässe angenommen, dann sind Verzögerungen in (allen) Projekten, Mehrkosten, Konflikte und möglicherweise Überlastung der knappen Ressourcen vorprogrammiert.

Ein Ausweg bietet das strategische Multiprojekt- oder Projektportfoliomanagement. Die Geschäftsführung definiert die Ziele für die Projektarbeit, bündelt alle (Kunden-) Projekte in einem Projektportfolio und steuert die Projekte von der Akquisition über das Angebot bis zur Serienfreigabe der Produkte mit einem ganzheitlichen Ansatz. Wichtig dabei ist die Formulierung von Kriterien zur Auswahl und Priorisierung von Projekten, z.B. Wirtschaftlichkeit, Risiko oder strategische Bedeutung. Diese Kriterien spiegeln üblicherweise die strategische Ausrichtung des Unternehmens wider. Die Kriterien dienen als Entscheidungsgrundlage im Projektportfolio. So kann es z.B. bei Terminverschiebungen eines Projektes zur Frage kommen, welches Projekt als nächstes die knappe Ressource nutzen darf. Dies darf nicht der Ressource bzw. dem jeweiligen Projektleiter überlassen werden, sondern muss aus einer übergreifenden Sicht und mit Hilfe der vorab definierten Kriterien geklärt werden. Ansonsten haben immer die Projekte Vorfahrt, deren Projektleiter „laut genug“ auf sein Projekt aufmerksam macht.

Selbstverständlich kann auch das einzelne Projekt dazu beitragen, dass knappe Ressourcen sparsam verwendet werden. Nachhaltigkeit ist nicht nur ein „geflügeltes“ Wort, sondern die Verantwortung des Projektleiters und aller übergeordneten Gremien. Möglichst viel aus den knappen Ressourcen „herauszuholen“ mag zwar kurzfristig erfolgreich sein, wird aber mittel- bis langfristig genau das Gegenteil bewirken. Fällt dann eine knappe Ressource aus, ist dies ein „Super-Gau“, mit fatalen Folgen für das Unternehmen. Sorgsame Planung der Ressourcen, die kontinuierliche Suche nach Verbesserungen bzw. Ressourceneinsparungen sowie der Einsatz von Lean-Methoden helfen, sorgsam mit knappen Ressourcen umzugehen.

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