Beim letzten Treffen des DGQ Regionalkreises Südbaden stellte Nicole Linden von der Triaz GmbH aus Freiburg ihr Projekt der Einführung eines Prozessmanagementsystems mit Confluence vor.
Triaz bedeutet Dreiklang. Im Dreiklang von Ökonomie, Ökologie und Nachhaltigkeit ist Triaz mit 350 Mitarbeitern ist das Unternehmen der größte ökologische Versandhandel als Vollsortimenter. Aus diesem Grund ist ein klimaneutraler Versand selbstverständlich und Triaz ist unter anderem Mitglied bei Fair Wear.
Die Produkte werden unter den Marken Waschbär, Vivanda und Pranahaus vertrieben. Nicole Linden ist als Organisationsentwicklerin für Projekte, Prozesse und Strukturen verantwortlich. 2015 entschied sich das Unternehmen für Confluence als Werkzeug zur Darstellung der Prozesse und für das Wissensmanagement.
Nicole Linden übernahm das Projekt von der Anforderungsdefinition bis zur Einführung. Insgesamt dauerte es etwa ein Jahr. Das System sollte Identität unter den Mitarbeitern und mit dem Unternehmen stiften sowie niedrige Einstiegsbarrieren gewährleisten.
Triaz ist nicht nach ISO-Standards zertifiziert, hat jedoch trotzdem ein gut organisiertes Prozess- und Umweltmanagement.
Confluence ist im wesentlichen ein Wikisystem. Es ermöglicht – wie einige andere Systeme auch – die Zusammenarbeit, die Teilung und damit kontinuierliche Vermehrung von Wissen. Jeder Benutzer kann Inhalte selbst ändern und veröffentlichen. Ebenso kann jeder Nutzer jede Seite abonnieren und erhält bei Änderungen eine E-Mail.
Ziel ist, individuelles Wissen in Unternehmenswissens zu übertragen. Insgesamt sind bei Triaz über 100 Prozesse und Abläufe dokumentiert. Das gesamte Confluence Wiki umfasst über 1000 Seiten. Die Struktur des Systems wurde mit einer externen Beratung in Workshops erarbeitet. Heute ist Nicole Linden für die weiterhin klare Struktur verantwortlich.
Nach einer kurzen Einführung über das Projekt und das System zeigte Nicole Linden einige Ausschnitte von Confluence live im Internet. Während des DGQ-Regionalkreistreffens entwickelt sich eine intensive Diskussion mit den Teilnehmern.
Zum Abschluss gab Nicole Linden ein Fazit ihrer Erfahrungen weiter:
- die Einführung eines Prozessmanagement System muss im Rahmen der Organisationsentwicklung intensiv kommuniziert werden. Dazu braucht es ein eigenes Kommunikationskonzept.
- Wichtig für den Erfolg sind Quick Wins für die Mitarbeiter. Heute nutzen 70 % der Mitarbeiter von Triaz das Wiki aktiv.
- Wichtig ist, dass es im ganzen Wiki für jeweilige Bereiche so genannte Gärtner gibt, die dafür sorgen, dass die Inhalte gut wachsen und Auswüchse zurückgeschnitten werden.
- Kommentarfunktionen wie man sie von Facebook kennt, sind sinnvoll, werden aber bis jetzt erst zögerlich digital verwendet. Meist erfolgt der Anstoß für Verbesserungen von Inhalten heute noch analog auf über den Flurfunk.
Neben dem Prozessmanagement nutzt Triaz das System Confluence auch für das kollaborative Arbeiten bei Projekten, auch mit externen Partnern. Zudem ist Confluence die Basis für ein innovatives Ideenmanagement sowie für ein internes Wissensmanagement in der Art von Wikipedia.
Das nächste Treffen des DGQ Regionalkreises Südbaden findet am Mittwoch, 19. 10. 2016 im wvib-Haus in Freiburg statt. Dr. Benedikt Sommerhoff, Leiter DGQ Regional und des Fachkreises Q-Berufe in der Deutschen Gesellschaft für Qualität, wird über das Thema Industrie 4.0 sprechen. Konkret geht es um die Frage: Wohin führt uns die Qualitätssicherung 4.0?
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