Beim Treffen des DGQ-Regionalkreises Südbaden stellte Petra Ruder das Prozessmanagementsystem des wvib (Wirtschaftsverband industrieller Unternehmen Baden e.V.) vor.
Der wvib ist ein regionales Unternehmernetzwerk zwischen Karlsruhe, Basel und dem Bodensee, in dem über 1000 mittelständische Industrieunternehmen Mitglieder sind. Die Unternehmen mit über 200.000 Beschäftigten bilden die Schwarzwald AG.
Petra Ruder ist beim wvib Beraterin für Projektmanagement und Innovation sowie Managementbeauftragte. Sie war auch Projektleiterin für die Einführung des Qualitätsmanagementsystems oder Prozessmanagementsystems, wie es beim wvib genannt wird.
Die Entscheidung, ein systematisches Prozessmanagementsystem zu entwickeln und zu dokumentieren, wurde schon 2012 getroffen. Jedoch wurde das Projekt aufgrund von anderen Prioritäten immer wieder aufgeschoben. Das eigentliche Projekt begann dann Mitte 2013. Das Prozessmanagement geht von der Vision und insbesondere von der Mission des wvib aus: Menschen und Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.
Im zeitlichen Abstand von maximal drei Jahren entwickeln der ehrenamtlichen Vorstand des wvib, der aus Geschäftsführern der Mitgliedsunternehmen besteht, zusammen mit den wvib Beratern die Strategie fort.
Im Rahmen der Strategieweiterentwicklung werden die zukünftigen Veränderungen des wvib Kontextes betrachtet sowie die wichtigsten Interessenspartner identifiziert.
Für die wichtigsten Tätigkeitsfelder werden Chancen und Risiken systematisch betrachtet. Konkretes Ergebnis der Strategieweiterentwicklung sind eine Hand voll Stoßrichtungen, die mit Maßnahmen hinterlegt werden.
Aus der Mission, Menschen und Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen, leitet sich die wvib-Prozesslandkarte ab, die wie bei anderen Unternehmen auch aus Leistungs-, Führungs- und Unterstützungsprozessen besteht.
Bisher werden für alle Leistungsprozesse die Risiken und Chancen mit SWOT Analysen nochmals zusätzlich betrachtet, wobei es ein langfristiges Ziel sein könnte, diese Betrachtung auf alle Prozesse anzuwenden.
Wichtig war von Anfang an, dass es für jeden Prozess einen Prozessverantwortlichen gibt, der diese Verantwortung auch wahrnimmt. Beim wvib waren das insbesondere der Hauptgeschäftsführer Dr. Christoph Münzer sowie die Mitglieder des obersten Führungskreises, die auch Teamleiterfunktion haben.
Nach der Beschäftigung mit den Dokumentensystemen Adonis sowie ViFlow entschied das Führungsteam, das wvib-Prozessmanagementsystem mit Sharepoint zu dokumentieren.
Der Hauptgrund war, dass Sharepoint als Intranet Werkzeug für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter in allen Bereichen genutzt wird. Mittelfristig ist das Ziel, alle Dokumente, die sich nicht in dem zentralen ERP System Navision befinden, im Sharepoint zu halten.
Für die Mitarbeiter ist es von Vorteil, dass sie die Prozessmanagementdokumentation, d.h. die Vorgabedokumente, in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung finden und daher die Akzeptanz von vornherein höher ist. Die Nachweisdokumente, sprich das echte Leben, finden sie dann ebenfalls in der gleichen Arbeitsumgebung.
Die meisten Prozessmanagement-Dokumente werden als HTML-Seiten direkt im Sharepoint erstellt, freigegeben und veröffentlicht. Die Versionierung der Dokumente erfolgt dann praktisch automatisch über das Sharepoint System.
Lediglich Checklisten und Formulare, die zum Bearbeiten ausgedruckt werden, sind Word-Dateien. Alle grafischen Seiten wie die Prozesslandkarte, Prozessübersichten oder Flowcharts als Swim-Lanes werden mit Visio erstellt.
Aufgrund der Tatsache, dass die meisten wvib Mitgliedsunternehmen nach der ISO 9001 oder einer der darauf aufbauende Normen wie der IATF 16949 oder der ISO 13485 zertifiziert sind, entschied sich der wvib, sich ebenfalls nach der ISO 9001:2015 zertifizieren zu lassen.
Das Prozessmanagementsystem wurde ausgehend von der Strategie, der Vision und der Mission entwickelt, ohne zunächst auf die Einzelforderungen der Zertifizierungsnorm zu achten. Erst im letzten Schritt zeigte ein Deltaaudit noch mögliche Lücken zur Zertifizierungsnorm auf.
Nach einem Voraudit und dem zweitägigen Zertifizierungsaudit empfahl der Auditor Wilfried Stech von der DQS im November 2016 die Zertifizierung. Höhepunkt war dann im Februar 2017 die Übergabe des Zertifikates durch Frank Graichen, den Geschäftsführer der DQS aus Frankfurt, an den wvib Hauptgeschäftsführer Dr. Christoph Münzer sowie die Managementbeauftragte Petra Ruder.
Zum Ende ihrer Vorstellung des wvib Prozessmanagementsystems im DGQ-Regionalkreis fasste Petra Ruder die Lessons learned zusammen. Die wichtigsten Aufgaben für die nahe Zukunft sind die nachhaltige Unterstützung der Prozessverantwortlichen bei ihrer Aufgabe sowie die wirksame Umsetzung eines Systems zur kontinuierlichen Verbesserung.
